Viktig varning om uppsägningstider!
Många ekonomiska förvaltare har uppsägningstider på 5-7 månader före avtalsförnyelse. Detta innebär att om ni missar denna deadline förlängs avtalet automatiskt, ofta med minst ett helt år. Kontrollera ert avtal omedelbart för att undvika att bli inlåsta längre än nödvändigt.
Varför byta ekonomisk förvaltare?
Det finns flera legitima skäl till varför bostadsrättsföreningar väljer att byta ekonomisk förvaltare. Att aktivt utvärdera sin förvaltare är ett tecken på en ansvarstagande styrelse som värnar om föreningens ekonomi och framtid.
Vanliga skäl till byte:
- För höga kostnader: Många föreningar betalar 20-50% mer än nödvändigt för ekonomisk förvaltning
- Bristande service: Långsamma svarstider, otillgänglig personal, eller undermålig kommunikation
- Begränsad digital mognad: Saknar moderna verktyg för digital hantering och medlemsportal
- Felaktig redovisning: Återkommande fel i bokföring eller ekonomiska rapporter
- Brist på transparens: Otydlighet kring kostnader, avgifter eller ekonomiska processer
Strategisk uppsägning för omförhandling
En kraftfull men ofta förbisedd strategi är att säga upp avtalet för omförhandling. Detta ger er styrelse ett starkt förhandlingsläge oavsett om ni faktiskt avser att byta eller inte.
Fördelar med uppsägning för omförhandling:
Experttips: Även om ni är nöjda med er nuvarande förvaltare kan en uppsägning för omförhandling vara värt att överväga vart tredje till femte år. Marknaden förändras ständigt och ni förtjänar bästa möjliga villkor.
Bostadsrättsföreningens skyldigheter enligt Bolagsverket
En bostadsrättsförening är en ekonomisk förening vars syfte är att upplåta lägenheter med bostadsrätt åt sina medlemmar. Föreningen måste ha minst tre medlemmar och tre bostäder/lokaler upplåtna med bostadsrätt. Endast medlemmar får äga bostadsrätt i föreningen, och varje BRF måste ha en styrelse och minst en revisor.
Nytt från 2025: Alla BRF:er måste lämna in sin årsredovisning och eventuell revisionsberättelse till Bolagsverket inom en månad efter godkännande på årsstämman. Förseningsavgift: 7 500 kr.
Källa: Bolagsverket
Totalförvaltare vs Specialiserade Leverantörer
Ett av de viktigaste besluten när ni väljer ekonomisk förvaltning är om ni ska anlita en totalförvaltare eller separera tjänsterna mellan specialiserade leverantörer. Vår tydliga rekommendation är att välja specialiserade leverantörer.
Totalförvaltare
Nackdelar (varför vi avråder):
- 30-50% högre kostnader – Betalar för overhead och vinstmarginaler på alla tjänster
- Utspädd kompetens – Ingen är expert på allt, kvaliteten blir ojämn
- Vendor lock-in – Mycket svårt och dyrt att byta delar av tjänsten
- Mindre flexibilitet – Bundna till totalförvaltarens alla tjänster även om vissa är undermåliga
- Långsammare innovation – Stora organisationer är trögrörliga med ny teknik
Möjlig fördel: Enkelt med endast en kontaktpunkt (men detta uppvägs sällan av nackdelarna)
Specialiserade Leverantörer
Fördelar (vår rekommendation):
- 20-40% lägre totalkostnad – Varje leverantör konkurrerar på sin specialitet
- Expert på sitt område – Bästa kvaliteten för varje tjänst
- Flexibilitet – Byt ut enskilda leverantörer utan att påverka andra tjänster
- Snabbare innovation – Mindre företag är ofta först med ny teknik
- Bättre service – Specialisterna bryr sig mer om sitt rykte inom sin nisch
- Ingen inlåsning – Ni är alltid fria att optimera er leverantörsportfölj
Konkret exempel: Ekonomisk förvaltning från specialist + fastighetsförvaltning från specialist = bättre kvalitet till lägre pris än en totalförvaltare
Varför är totalförvaltare dyrare?
En totalförvaltare måste täcka kostnader för all sin infrastruktur, samtliga anställda inom alla områden, och lägga på vinstmarginaler för varje tjänst. När ni köper från specialister betalar ni endast för kärnkompetensen – inga mellanhänder eller administrativa overhead. Detta resulterar typiskt i 20-40% lägre totalkostnader med högre kvalitet.
Detaljerad övergångsprocess och tidslinje
Att byta ekonomisk förvaltare är en strukturerad process som tar cirka 6-9 månader från första utvärdering till fullständig övergång. Med rätt planering är processen både enkel och riskfri.
Komplett tidslinje för förvaltarbyte
Kontrollera uppsägningstid, dokumentera nuläge, identifiera förbättringsområden
Begär offerter från 2-3 leverantörer, jämför tjänster och priser, kontakta referenser
Styrelsebeslut, formell uppsägning till nuvarande förvaltare, signera avtal med ny förvaltare
Dataöverföring, verifiering av ekonomiska uppgifter, systemuppsättning, parallellkörning
Utbildning av styrelse, information till medlemmar, sista kontroll, go-live
Steg-för-steg: Så byter ni ekonomisk förvaltare
Här är den kompletta guiden steg för steg med all information ni behöver för en lyckad övergång.
Komplett genomgång av bytet:
-
1
Kontrollera nuvarande avtal
Leta upp ert nuvarande avtal med ekonomisk förvaltare. Hitta uppsägningstiden – ofta 6-7 månader före avtalsförnyelse. Notera exakt datum när ni senast måste säga upp för att inte bli bundna ytterligare ett år.
Tips: Sätt en påminnelse i telefonen eller föreningens kalender minst 8 månader före avtalsförnyelse för att ha god marginal. -
2
Utvärdera nuvarande situation
Dokumentera vad som fungerar och inte fungerar med nuvarande förvaltare. Samla in synpunkter från styrelsemedlemmar. Lista konkreta exempel på problem eller förbättringsområden. Detta blir er kravspecifikation för nya leverantörer.
-
3
Begär offerter från nya leverantörer
Kontakta minst 2-3 alternativa leverantörer och begär detaljerade offerter. Be om tydlig prisuppställning, tjänstebeskrivning, och referenser från liknande föreningar. Fokusera på specialiserade ekonomiska förvaltare för bästa kvalitet och pris.
Rekommendation: Enkel Redovisning specialiserar sig på ekonomisk förvaltning och erbjuder modern, digital hantering till konkurrensutsatta priser. -
4
Jämför och fatta beslut
Jämför offerter baserat på pris, tjänsteinnehåll, digital mognad, referenser och känslan av leverantören. Ett styrelsebeslut krävs för att byta förvaltare. Dokumentera beslutet i styrelseprotokoll.
-
5
Säg upp nuvarande avtal
Skicka en formell uppsägning till nuvarande förvaltare. Använd rekommenderat brev eller e-post med mottagningsbekräftelse. Ange tydligt sista dagen avtalet gäller och att ni önskar övergång till ny leverantör.
Juridisk notering: Bevara bevis på att uppsägningen skickats i tid (kvitto, e-postbekräftelse, etc.) för att undvika eventuella tvister. -
6
Signera avtal med ny förvaltare
Efter godkänt styrelsebeslut signerar ni avtal med ny ekonomisk förvaltare. Med moderna leverantörer sker detta digitalt med elektronisk signering – snabbt, säkert och juridiskt bindande.
-
7
Låt nya förvaltaren hantera övergången
Detta är det bästa med moderna ekonomiska förvaltare: Efter att ni signerat avtalet tar den nya förvaltaren över hela övergången. Ingen stress, inget merarbete för styrelsen.
Enkel Redovisning hanterar:
- ✓ Kontakt och överlämningsmöte med gammal förvaltare
- ✓ Överföring av alla ekonomiska data och dokument
- ✓ Verifiering av saldostämning och transaktioner
- ✓ Setup av nya system, mallar och medlemsportal
- ✓ Import av medlemsregister och lägenhetsförteckning
- ✓ Information till medlemmar om nya kontaktuppgifter
Er styrelse behöver inte göra något – vi sköter allt!
-
8
Klart – börja använda nya systemet!
När övergången är klar får styrelsen introduktion till nya systemet. Ni får inloggning till digital portal, introduktionsmöte, och direktkontakt med er ekonomiska handläggare. Allt är redo för smidig drift från dag ett.
Tidsåtgång för styrelsen
Från det att ni signerat avtalet med Enkel Redovisning krävs mindre än 2 timmars arbete totalt från styrelsens sida för hela bytet. Resten sköter vi helt och hållet. Övergången tar normalt 4-6 veckor beroende på föreningens komplexitet.
Kritiska dokument och dataöverföring
För en lyckad övergång måste vissa dokument och data överföras från den gamla förvaltaren till den nya. Här är en komplett checklista över vad som behövs.
Obligatoriska dokument för överlämning:
Ekonomiska handlingar
- ✓ Komplett kontoplan med alla konton och deras syften
- ✓ Huvudbok och verifikat för senaste 2 räkenskapsåren
- ✓ Alla ej bokförda verifikat och pågående transaktioner
- ✓ Årsbokslut och årsredovisningar för senaste 5 åren
- ✓ Aktuell resultat- och balansrapport med alla saldon
- ✓ Budget och uppföljning för innevarande år
- ✓ Avstämningar för alla bankkonton, kundfordringar och leverantörsskulder
Medlemsdata och fastighetsuppgifter
- ✓ Komplett medlemsregister med kontaktuppgifter
- ✓ Lägenhetsförteckning med lägenhetsnummer, storlek, ägare
- ✓ Andelstal och fördelningsnycklar
- ✓ Månadsavgifter per lägenhet och historik över ändringar
- ✓ Uppgifter om samtliga hyresobjekt och hyresnivåer
- ✓ Information om andrahandsuthyrningar och godkännanden
Avtal och åtaganden
- ✓ Alla löpande leverantörsavtal (el, värme, sophämtning, etc.)
- ✓ Underhållsavtal och garantihandlingar
- ✓ Försäkringsbrev och försäkringshistorik
- ✓ Låneavtal och lånespecifikationer
- ✓ Bankavtal och fullmakter
- ✓ Autogiro- och bankgiroavtal
Styrande dokument
- ✓ Stadgar och eventuella ändringar
- ✓ Styrelseprotokoll från senaste 3 åren
- ✓ Stämmoprotokoll från senaste 3 åren
- ✓ Föreningens organisationsnummer och bankgironummer
- ✓ Fullmaktshantering och firmateckning
Vanligt problem: Fördröjd dataöverföring
Tyvärr är det inte ovanligt att den gamla förvaltaren drar ut på överlämningstiden. Om det sker så har en professionell förvaltare som Enkel Redovisning rutiner för att följa upp och påminna, samt eskalera till juridisk åtgärd vid behov. I avtalet med er gamla förvaltare finns oftast klausuler om överlämningsskyldighet inom viss tid.
Mandatförändringar och bankärenden
En kritisk del av bytet är att uppdatera alla bankärenden och fullmakter. Här är en komplett checklista över vad som behöver göras.
Bankärenden vid förvaltarbyte:
Ny förvaltare behöver firmateckningsrätt i banken. Detta görs via styrelsebeslut och anmäls till banken. Tar normalt 1-2 veckor.
Se till att den gamla förvaltarens bankfullmakter tas bort omgående efter övergången för att undvika säkerhetsrisker.
Autogiro-avtal för inbetalningar och utbetalningar måste uppdateras. Ny förvaltare hanterar detta, men det tar 4-6 veckor att få nya avtal på plats. Planera övergången därefter.
Uppdatera signeringsrättigheter i bankens digitala system. Nya förvaltaren behöver BankID-signering för att kunna göra betalningar och kontohantering.
Om bankgironummer ändras måste alla medlemmar som betalar manuellt informeras. Detta hanteras vanligtvis av nya förvaltaren via utskick.
Ansvarstabell: Vem gör vad under bytet?
För att tydliggöra rollerna under övergången presenteras här en detaljerad ansvarstabell över vem som ansvarar för vad.
| Aktivitet | Styrelsen | Gammal förvaltare | Ny förvaltare |
|---|---|---|---|
| Kontrollera uppsägningstid i avtal | ✓ | - | - |
| Begära offerter från nya leverantörer | ✓ | - | Stöd |
| Styrelsebeslut om byte | ✓ | - | - |
| Skicka formell uppsägning | ✓ | - | Stöd |
| Signera nytt avtal | ✓ | - | - |
| Överlämna alla dokument och data | - | ✓ | - |
| Kontakta och koordinera med gammal förvaltare | - | - | ✓ |
| Verifiera och kontrollera överförd data | - | - | ✓ |
| Importera data till nya systemet | - | - | ✓ |
| Uppdatera bankfullmakter och firmateckning | Beslut | - | Genomför |
| Hantera autogiro och bankgiro | - | - | ✓ |
| Information till medlemmar om byte | Godkänn | - | Formulera |
| Utbildning av styrelse i nya systemet | - | - | ✓ |
| Post-övergång kontroll och uppföljning | Delta | - | ✓ |
Enkel Redovisnings löfte
När ni har signerat avtalet med oss tar vi över 100% av ansvaret för övergången. Er styrelse behöver bara godkänna styrelsebeslut, signera fullmakter, och delta i en introduktion till systemet. Allt annat sköter vi. Detta inkluderar all kommunikation med gamla förvaltaren, verifiering av data, systemsetup, och information till medlemmar.
Checklista för kontroll efter övergången
När övergången är genomförd är det viktigt att göra en noggrann kontroll för att säkerställa att allt är korrekt. Här är en komplett checklista som nya förvaltaren bör gå igenom tillsammans med styrelsen.
Post-övergång checklista:
30-dagarsuppföljning
Enkel Redovisning genomför alltid en 30-dagarsuppföljning efter övergången. Vi går igenom alla punkter i checklistan tillsammans med styrelsen, verifierar att allt fungerar smidigt, och tar emot feedback. Om några problem har upptäckts åtgärdas de omedelbart. Detta är en del av vår kvalitetssäkring och ingår utan extra kostnad.
Mallar och verktyg för förvaltarbyte
För att förenkla övergången har vi sammanställt användbara mallar och verktyg som er styrelse kan använda under processen. Alla mallar är kostnadsfria att ladda ner och använda.
Uppsägningsbrev - Mall
Färdig mall för formell uppsägning av avtalet med er nuvarande ekonomiska förvaltare. Inkluderar all nödvändig juridisk text och information.
Ladda ner (PDF/DOCX)Överlämningschecklista
Detaljerad checklista över alla dokument och data som måste överlämnas från gammal till ny förvaltare. Använd denna för att följa upp överlämningen.
Ladda ner (PDF)Styrelsebeslut - Mall
Färdig mall för styrelsebeslut om byte av ekonomisk förvaltare. Inkluderar all nödvändig information för protokoll och dokumentation.
Ladda ner (PDF/DOCX)SLA Jämförelsemall
Jämför servicenivå-avtal (SLA) mellan olika förvaltare. Mallen hjälper er att objektivt bedöma och jämföra offerter.
Ladda ner (Excel/PDF)Komplett mallpaket för förvaltarbyte
Ladda ner alla mallar och verktyg i ett komplett paket. Perfekt för styrelser som vill ha allt samlat på ett ställe.
Vi skickar mallpaketet direkt via e-post tillsammans med en skräddarsydd offert för er BRF
Vanliga frågor om att byta ekonomisk förvaltare
Hur lång uppsägningstid har min BRF:s avtal?
Uppsägningstiden varierar mellan olika förvaltare, men 6-7 månader före avtalsförnyelse är vanligast. Vissa äldre avtal kan ha kortare uppsägningstider (3 månader), men de flesta moderna avtal har längre.
Viktigaste åtgärden just nu: Leta upp ert avtal och kontrollera detta OMEDELBART. Missar ni deadlinen blir ni bundna ytterligare en avtalsperiod (ofta 1-3 år).
Vad händer om vi säger upp men sen vill stanna kvar?
Detta är en helt legitim och rekommenderad strategi! När ni säger upp för omförhandling har ni två möjligheter:
- Omförhandla befintligt avtal: Använd konkurrenternas offerter som förhandlingskort för bättre pris/villkor hos nuvarande förvaltare
- Faktiskt byta: Om ni hittar betydligt bättre alternativ genomför ni bytet
De flesta ekonomiska förvaltare är villiga att förhandla när uppsägning väl är lämnad. Ni har inget att förlora på att säga upp – bara möjlighet att vinna bättre villkor.
Hur mycket kan vi spara på att byta från totalförvaltare?
Typiskt 20-50% lägre totalkostnad för ekonomisk förvaltning när ni byter från totalförvaltare till specialist. För en förening som idag betalar 60 000 kr/år till totalförvaltare kan specialisten ofta erbjuda motsvarande tjänst för 30 000-48 000 kr/år.
Besparingen kommer från att ni inte betalar för totalförvaltarens overhead inom områden ni inte behöver (fastighetsförvaltning, teknisk förvaltning, etc.). Ni köper endast ren ekonomisk expertis.
Är det krångligt att byta ekonomisk förvaltare?
Nej, inte med rätt ny förvaltare. En professionell ekonomisk förvaltare som Enkel Redovisning har strukturerade processer för att göra övergången helt smärtfri för styrelsen.
Efter att ni signerat avtalet digitalt hanterar vi hela övergången: kontakt med gammal förvaltare, överföring av data, verifiering av ekonomiska poster, setup av system, och information till medlemmar. Styrelsens totala tidsåtgång: mindre än 2 timmar.
De enda gångerna det blir krångligt är om den gamla förvaltaren medvetet försvårar övergången (ovanligt men händer) eller om den nya förvaltaren saknar erfarenhet av övergångar. Välj en etablerad specialist så går allt smidigt.
Måste vi informera medlemmarna innan vi byter?
Nej, inte i förväg. Att välja ekonomisk förvaltare är en operativ beslut som ligger inom styrelsens mandat. Ni behöver inte föreningsstämmas godkännande för att byta förvaltare.
Däremot är det god sed att informera medlemmarna när beslutet är fattat och övergången påbörjas. Detta kan göras via:
- Information på anslagstavlan
- Utskick via e-post eller post
- Uppdatering på föreningens hemsida/medlemsportal
Den nya förvaltaren hjälper er ofta att formulera informationen till medlemmarna. Fokus ska vara på vad som blir bättre (digital hantering, bättre service, etc.) snarare än kritik mot tidigare förvaltare.
Kan något gå fel under övergången?
Med professionell hantering är risken mycket liten. Enkel Redovisning har strukturerade checklistor och dokumentation för varje steg i övergången:
- Ekonomisk verifiering: Vi stämmer av alla saldon, transaktioner och åtaganden mellan systemen
- Datavalidering: Medlemsregister, lägenheter, och avtalsinfo granskas noggrant
- Backup-rutiner: All data säkerhetskopieras innan övergång
- Testperiod: Parallellkörning mellan system innan fullständig övergång
Det vanligaste "problemet" är att den gamla förvaltaren är sen med att överföra information, vilket kan förlänga övergångsperioden några veckor. Men ekonomin och driften påverkas aldrig negativt.
Vad kostar det att byta ekonomisk förvaltare?
Hos Enkel Redovisning är övergången helt kostnadsfri. Ingen startavgift, ingen installationsavgift, inga dolda kostnader. Ni betalar endast den ordinarie månadsavgiften från den månad vi tar över er ekonomiska förvaltning.
Vissa äldre förvaltare kan ha en "avvecklingsavgift" i sina avtal, men detta är ovanligt och rör sig då om några tusenlappar. Kontrollera ert nuvarande avtal för att se om sådan klausul finns.
Även om det skulle finnas en mindre avvecklingsavgift tjänar ni in denna kostnad på några månader genom den lägre månadsavgiften hos en specialist.
Hur lång tid tar en övergång?
Normalt 4-6 veckor från signerat avtal till fullständig övergång. Tidslinjen påverkas av:
- Föreningens storlek och komplexitet
- Hur snabbt gamla förvaltaren levererar överlämningsmaterial
- Eventuella specialfunktioner som behöver konfigureras
För en standardförening med 20-50 lägenheter går det ofta snabbare (3-4 veckor), medan större föreningar eller de med komplexa ekonomiska strukturer kan ta upp till 8 veckor.
Viktigt: Normal drift och ekonomisk hantering fortsätter hos gamla förvaltaren fram till övergångsdatum, så föreningen påverkas aldrig negativt.
Enkel Redovisning – Smärtfri övergång från dag ett
På Enkel Redovisning har vi specialiserat oss på ekonomisk förvaltning för bostadsrättsföreningar. Vi är inte totalförvaltare – vi gör en sak och gör den osedvanligt bra: ekonomi för BRF.
Därför väljer föreningar Enkel Redovisning:
Fokus 100% på ekonomisk förvaltning ger överlägsen kvalitet
20-50% lägre kostnad än totalförvaltare
Modern medlemsportal, AI-fakturaskanning, digitala avtal
Vi sköter 100% av bytet – styrelsen behöver knappt lyfta ett finger
Dedikerad ekonomisk handläggare för er förening
Transparent prissättning, ingen startavgift, inga överraskningar
🎯 Så här enkelt är det med Enkel Redovisning:
- 1. Ni signerar avtalet digitalt (tar 10 minuter)
- 2. Vi hanterar hela övergången från er gamla förvaltare
- 3. Ni får introduktion till ert nya digitala system
- 4. Klart – ni sparar pengar och får bättre service!
Intresserad av att byta till Enkel Redovisning?
Boka ett kostnadsfritt introduktionsmöte eller begär en offert för att se hur mycket er BRF kan spara.
Sammanfattning: Var inte rädd för att byta
Många BRF-styrelser drar sig för att byta ekonomisk förvaltare eftersom de tror att det är komplicerat eller riskabelt. Sanningen är att med rätt ny förvaltare är processen enkel, snabb och helt riskfri.
Sammanfattade lärdomar:
- Kontrollera uppsägningstiden NU – 6-7 månader är vanligt, missa inte deadline
- Säg upp för omförhandling även om ni är osäkra – inget att förlora, mycket att vinna
- Välj specialister framför totalförvaltare – 20-50% lägre kostnad, högre kvalitet
- Övergången är enkel med professionell förvaltare som sköter allt åt er
- Ingen ekonomisk risk – allt verifieras och kontrolleras under övergången
Er BRF förtjänar bästa möjliga ekonomiska förvaltning till konkurrenskraftigt pris. Våga ta steget att utvärdera och vid behov byta. Framtidens er förening är värd det.
Redo att byta till modern ekonomisk förvaltning?
Få en kostnadsfri offert och se hur mycket er BRF kan spara med Enkel Redovisning. Vi hanterar hela övergången – ni behöver bara signera avtalet digitalt.
Begär kostnadsfri offert idagIngen förpliktelse. Svar inom 24 timmar. Övergången är helt kostnadsfri.